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小微企業(yè)創(chuàng)業(yè)公司常用費(fèi)用報(bào)銷管理規(guī)定
第一條目的
為了加強(qiáng)公司內(nèi)部財(cái)務(wù)管理,規(guī)范公司財(cái)務(wù)報(bào)銷行為,合理控制費(fèi)用支出,提高資金使用效益;根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)和各項(xiàng)財(cái)政政策,制定以下規(guī)定;
第二條適用范圍
本規(guī)定適用于XX公司及下屬所有子公司、分支機(jī)構(gòu);本規(guī)定所指的費(fèi)用是國家稅收法律、法規(guī)以及會計(jì)相關(guān)準(zhǔn)則、制度允許列支的費(fèi)用;所有費(fèi)用必須是用于業(yè)務(wù)開展、公司運(yùn)營,嚴(yán)禁報(bào)銷個(gè)人消費(fèi)或與經(jīng)營無關(guān)的費(fèi)用;
第三條費(fèi)用報(bào)銷、審批流程
所有公司預(yù)算外費(fèi)用或沒有具體規(guī)定允許報(bào)銷額度的費(fèi)用必須先申請后報(bào)銷;對于經(jīng)常性發(fā)生的費(fèi)用可以由部門一次性申請,每月在額度內(nèi)報(bào)銷;
一、日常費(fèi)用包括：
1、市內(nèi)交通費(fèi)：
1公司沒有配備車輛的業(yè)務(wù)人員可根據(jù)公司具體情況而定的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷市內(nèi)交通費(fèi);
2公司后勤部門人員的市內(nèi)交通費(fèi)票據(jù)實(shí)際報(bào)銷; 3出租車費(fèi)用：經(jīng)理級以上人員可以乘坐出租車；外地出差的出租車費(fèi)用應(yīng)與出差旅程、時(shí)間一致;通常情況下由家至工作地點(diǎn)的出租車費(fèi)用不予報(bào)銷,緊急情況下,由家至工作地點(diǎn)需要乘坐出租車的,應(yīng)事先得到上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);由于工作需要,加班時(shí)間超過晚上10點(diǎn)的可根據(jù)公司具體情況而定,允許報(bào)銷出租車費(fèi);報(bào)銷人在報(bào)銷單據(jù)上注明時(shí)間、事由、出發(fā)地、到達(dá)地,并提供相應(yīng)車票;
2、辦公車輛費(fèi)用：
1公司行政部為每輛車輛辦理加油卡,加油和維修應(yīng)服從公司統(tǒng)一安排,在公司規(guī)定的加油站和維修點(diǎn)進(jìn)行加油和維修;對距離公司較遠(yuǎn)的區(qū)域,可在公司指定單位進(jìn)行維修和加油;臨時(shí)性出差不受定點(diǎn)限制;
2車輛保養(yǎng)和維護(hù)應(yīng)按公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)定期到公司指定保養(yǎng)點(diǎn)進(jìn)行保養(yǎng),由公司行政部統(tǒng)一管理、統(tǒng)一報(bào)銷;
3大修或臨時(shí)性維修車輛應(yīng)提前以書面形式報(bào)告公司行政部,行政部對符合維修條件的車輛書面陳述意見,報(bào)分管副總批準(zhǔn)后方可維修;
4車輛不允許發(fā)生美容費(fèi),車輛美容由公司統(tǒng)一安排;
5公司有包干費(fèi)用的車輛不允許報(bào)銷相關(guān)車輛費(fèi)用及出差以外的交通費(fèi)用;
3、餐費(fèi)：
業(yè)務(wù)招待費(fèi)：
1遵循由參加業(yè)務(wù)招待的最高級別人員付款原則;
2業(yè)務(wù)招待費(fèi)應(yīng)事先申請,得到批準(zhǔn)后,在額度內(nèi)報(bào)銷;
3報(bào)銷單據(jù)上應(yīng)注明被招待人姓名、所在職公司名稱、職務(wù);
4合理選擇酒店、菜品、飲品;
5由消費(fèi)地點(diǎn)出具消費(fèi)發(fā)票作為報(bào)銷依據(jù);
加班餐費(fèi)：員工加班在21:00之后,20元以內(nèi)可根據(jù)公司具體情況而定;
4、通訊費(fèi)：
1報(bào)銷額度可根據(jù)公司具體情況而定;
2其他經(jīng)常外出辦事需要報(bào)銷手機(jī)費(fèi)的人員,可以書面申請,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,將上述人員的名單、額度留存在財(cái)務(wù)部,作為報(bào)銷時(shí)的核查依據(jù);
3報(bào)銷人必須提供由通訊公司出具的帶有客戶姓名和手機(jī)號碼的客戶通訊費(fèi)賬單原件,作為報(bào)銷依據(jù);預(yù)付電話費(fèi)發(fā)票不得作為報(bào)銷依據(jù);
4手機(jī)報(bào)銷只適用于本人,且一人一號;
5以上所列手機(jī)報(bào)銷額度為最大額度,不超過額度的,按實(shí)際發(fā)生金額報(bào)銷,超過額度的由本人自負(fù);如確屬業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生的費(fèi)用超出額度的,書面申請補(bǔ)報(bào)差額;
6公司座機(jī)話費(fèi);
5、辦公費(fèi)：辦公用品、水費(fèi)、電費(fèi)、辦公耗材等;
6、差旅費(fèi)：費(fèi)是指公司員工外出公干期間為完成預(yù)定任務(wù)所發(fā)生的必要的合理費(fèi)用,具體包括：在途交通費(fèi)、住宿費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、其他公務(wù)雜費(fèi)等;
1員工出差使用交通工具為火車、汽車、輪船等普及工具;
2特殊情況,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,可選擇飛機(jī);
3違反公司規(guī)定使用交通工具,一律按火車票報(bào)銷超出部分由個(gè)人支付;
4市場交通工具應(yīng)使用公交車、中巴等,如因特殊情況,可以乘出租車,但需在票據(jù)上注明起始地點(diǎn)和原因;
5員工出差期間,標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)住宿費(fèi)用實(shí)報(bào)實(shí)銷但不包含酒店清單上所列私話、餐費(fèi)、洗衣費(fèi)等費(fèi)用;
6員工外出期間產(chǎn)生的公務(wù)費(fèi),如郵電費(fèi)、文件復(fù)印費(fèi)、傳真費(fèi)等,實(shí)報(bào)實(shí)銷;
7辦事處主任、部門經(jīng)理的手機(jī)話費(fèi)在公司報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)內(nèi),扣除私人話費(fèi),實(shí)報(bào)實(shí)銷;
7、會議費(fèi)：證明材料應(yīng)包括：會議時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、內(nèi)容、目的、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、支付憑證等;
8、備用金：
1根據(jù)工作需要,員工出差或業(yè)務(wù)活動可預(yù)先向公司借支備用金,借支額度根據(jù)實(shí)際城要確定,由總經(jīng)理簽批;
2備用金借支后應(yīng)及時(shí)沖帳,備用金占用時(shí)間應(yīng)不超過15天可根據(jù)公司具體情況而定,如遇特殊情況不能按時(shí)沖帳,可書面申請,經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可延期,但最長不可超一個(gè)月;
3對于長期占用備用金的,財(cái)務(wù)部將從員工的個(gè)人收入中扣減,直到完成沖銷,在此之前不允許再借支備用金;
9、其他費(fèi)用等;
二、報(bào)銷時(shí)間：每月月末最后一天可根據(jù)公司具體情況而定,當(dāng)月票據(jù)當(dāng)月報(bào)銷,原則上跨年的不予報(bào)銷;
三、各崗位及部門審核、審批職責(zé)：
1、經(jīng)辦人：取得合法、真實(shí)的發(fā)票,上傳報(bào)銷單,注明事由、金額;
2、部門經(jīng)理、分管副總：負(fù)責(zé)審核確定開支是否必要、是否屬實(shí);
3、財(cái)務(wù)會計(jì)：審核費(fèi)用開支是否符合財(cái)務(wù)制度、會計(jì)政策和規(guī)定,審核票據(jù)合法性、合規(guī)性超標(biāo)準(zhǔn)的必須注明：標(biāo)準(zhǔn)金額和超標(biāo)準(zhǔn)金額；如屬預(yù)算項(xiàng)目的,審核時(shí)應(yīng)注意是否超出預(yù)算；需事前報(bào)批的項(xiàng)目,是否已履行報(bào)批手續(xù)超報(bào)批計(jì)劃的須注明：批準(zhǔn)的計(jì)劃金額和超計(jì)劃金額；有無超過規(guī)定報(bào)銷時(shí)限；審批手續(xù)是否齊全;
4、財(cái)務(wù)部經(jīng)理：審核、審批;財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽批后,須報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審批;
5、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：對超標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用開支必須簽明按實(shí)報(bào)銷或同意報(bào)銷多少金額的具體意見,否則財(cái)務(wù)部只能按規(guī)定報(bào)銷;
6、總經(jīng)理：對超標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用開支須簽明按實(shí)報(bào)銷或同意報(bào)銷多少金額的具體意見,否則財(cái)務(wù)部只能按規(guī)定報(bào)銷;
7、董事長：對超標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用開支須簽明按實(shí)報(bào)銷或同意報(bào)銷多少金額的具體意見,否則財(cái)務(wù)部只能按規(guī)定報(bào)銷;
四、報(bào)銷流程具體要求利用移動報(bào)銷工具“閃電報(bào)銷APP”：
1、錄入及提交
1利用碎片化時(shí)間,在費(fèi)用發(fā)生后及時(shí)錄入票據(jù);
2每月15號及30號為報(bào)銷單提交日,當(dāng)月費(fèi)用務(wù)必在這兩個(gè)時(shí)間點(diǎn)擊提交;
3票據(jù)類別：根據(jù)發(fā)票選擇對應(yīng)的類別,若無發(fā)票根據(jù)實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)選擇類別;
4票據(jù)影像：圖片須清晰能看清金額、發(fā)票抬頭,日期,內(nèi)容;
5錄入金額：此金額與發(fā)票金額一致,若實(shí)際發(fā)生額小于發(fā)票金額請錄入實(shí)際發(fā)生額;
6票據(jù)類型：票據(jù)為發(fā)票請選擇發(fā)票,票據(jù)若是白條、收據(jù)、其他等請選擇非發(fā)票;原則上只報(bào)銷發(fā)票,無發(fā)票,需事先向財(cái)務(wù)說明情況;或以其他票據(jù)充抵,但需要在備注里注明情況;
7費(fèi)用日期：選擇發(fā)票日期或者業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生日期;
8項(xiàng)目：根據(jù)部門或者發(fā)票實(shí)際業(yè)務(wù)選擇對應(yīng)的項(xiàng)目;
2、報(bào)銷單審批及放款
1各部門經(jīng)理務(wù)必在報(bào)銷單提交日及時(shí)完成票據(jù)審批;
2有問題的票據(jù)可以打回并填寫駁回意見;
3報(bào)銷單打印：審批通過后打印自動生成的報(bào)銷單;
4票據(jù)粘貼：根據(jù)粘貼單明細(xì)選擇相應(yīng)發(fā)票,從左到右、從上往下的順序依次粘貼;并按金額大小排列,然后將報(bào)銷單覆蓋在已粘貼票據(jù)的單據(jù)上,用膠水粘住左上角;
5財(cái)務(wù)收到紙質(zhì)報(bào)銷單后,應(yīng)在工資發(fā)放日同時(shí)發(fā)放報(bào)銷款,并發(fā)起收款確認(rèn)流程,員工在收到款后,及時(shí)在“閃電報(bào)銷”系統(tǒng)中進(jìn)行確認(rèn);
6如果由于出差等特殊原因無法及時(shí)上交報(bào)銷單,財(cái)務(wù)可以按照“閃電報(bào)銷”系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)發(fā)放報(bào)銷款,并敦促企業(yè)成員補(bǔ)交票據(jù);
3、費(fèi)用報(bào)表
1財(cái)務(wù)及時(shí)導(dǎo)出費(fèi)用明細(xì),進(jìn)行備份;
2利用費(fèi)用明細(xì),出具每月實(shí)際費(fèi)用花銷報(bào)表,上報(bào)總裁辦;
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